Jakou excelovskou funkci kdy použít

Stává se mi to na kurzech docela často. Vysvětlíme si různé funkce, např. SVYHLEDAT, KDYŽ, SUMIFS, COUNTIFS. U všech si na několika příkladech vysvětlíme logiku, ukážeme řešení. Část úkolů děláme společně, část dělají účastníci kurzu sami. 

A pak se někdo zeptá na klíčovou otázku, nějak takto: "Já těm funkcím asi rozumím a umím je použít, akorát mám problém přijít na to, kdy mám použít jakou. Není to někde sepsané?".

Na tuto otázku nejde bohužel nijak jednoduše odpovědět, přesto se v tomto článku alespoň pokusím zapsat základní pravidla.

Předem vytýkám, že tento soupis nebude úplně přesný, a už vůbec nebude vyčerpávající. Kdyby byl přesný, bylo by to na úkor srozumitelnosti, a koneckonců přesné návody jsou u konkrétních funkcí.

Pokud má někdo nápad na doplnění nebo upřesnění, prosím o napsání do diskuse.

Kdy použít funkci KDYŽ / IF

Kdy použít funkci SVYHLEDAT / VLOOKUP

Kdy použít funkci SUMIFS

Kdy použít funkci COUNTIFS

Kdy použít funkci NEBO / OR

Kdy použít funkci A / AND

Picture1

Refresh návodů na datamining

Datamining v Excelu mně baví, vlastně moc nerozumím tomu, proč stránky o něm na našem webu nikdo moc nenavštěvuje, na rozdíl od jiných mnohem méně zábavných návodů :) Tak jsem je po čase trochu refreshnul a přikládám několik odkazů...

Je lepší Excel nebo tabulky Google Docs?

fight

Dopředu vytýkám, že tento lehce bulvární článek píšu o situaci v listopadu 2015 a to, co píšu, může rychle zastarat. A také varuju, že můj pohled může být trochu subjektivní, ale to se u takovýchto srovnávacích článků dá asi předpokládat.

Picture3Google Docs

Google Docs byl průkopníkem tabulkového procesoru v cloudu. Tedy systému, kdy si není třeba nic instalovat, a k tabulkovému procesoru se přistupuje prostřednictvím webového prohlížeče.

S tím souvisí to, že dokumenty jsou primárně uložené také v cloudu - ve sdílené složce - a nemají off-line kopie. 

Tabulkový procesor Google Docs se původně jmenoval Google Spreadsheet a vznikl v roce 2006. Logiku ovládání i například funkce si převzal z Excelu a obecně z tabulkových procesorů, na rozdíl od nich ale neměl nikdy ambici fungovat jako instalovatelná aplikace.

Program je proti Excelu výrazně jednodušší a hodně funkcionality mu buď úplně chybí, nebo je třeba je doinstalovat (řešitel, datové modely, vložené tabulky, nahrávání maker...), případně sice jsou přítomné, ale v hodně zjednodušené firmě (kontingenční tabulky). Tak trochu jsem čekal, že se Google bude snažit dohnat Microsoft, ale Google Docs se od svého vzniku jinak výrazně nemění.

Google je pro jednoho uživatele zdarma, pro firmy je zpoplatněný.

Aktuálně považuji za hlavní výhody Google Docs

  • Integrace s Gmailem
  • Možnost řídit přístupy k listům pomocí Google účtů a celkově šikovnější spolupráce uživatelů
  • Perfektně zpracované on-line formuláře pro vyplňování tabulek přes web
  • Funkci IMPORTRANGE pro propojování souborů různých uživatelů uložených v různých úložištích
  • Verze Google Docs zdarma toho umí víc než Excel zdarma (Excel Online).

Picture2 Microsoft Excel

Excel má hodně dlouhou historii. Jeho předchůdce u Microsoftu, tabulkový procesor Multiplan, byl vytvořen v roce 1982 (to není překlep...), ale dlouho fungoval ve stínu konkurenčního Lotusu 1-2-3. První Excel nazvaný Excel byl vytvořen pro počítače Apple (!) v roce 1985. Pak příšly varianty pro DOS a pro Windows a výsledek dlouhé evoluce používáme dnes.

Excel má hodně verzí, ale v zásadě hlavní je běžný lokálně nainstalovaný Excel, který nejspíš používáte, a pár let starý Excel Online. Ten je dodávaný v rámci Office 365 a je to typická cloudová aplikace fungující na podobném principu jako Google Docs a obsahující, obdobně jako Google Docs, jen malou část funkcionality běžného Excelu.

Online verzi Excelu je možné pořídit pro jednotlivce zadarmo, klientskou aplikaci Excelu zaplatíte buď jednorázově nebo měsíčně jako Office 365.

Aktuálně má Excel tyto zásadní výhody:

  • Standardní instalovatelná aplikace Excelu. Oproti prohlížečovým verzím funguje hladce, okamžitě reaguje, je ergonomicky bezvadně odladěná. Oproti Googlu nemám pořád pocit, že něco reaguje divně. O klávesových zkratkách nemluvě.
  • Rozsah funkcionality, ke kterému se nablíží ani Google, ani např. Libre Office.
  • Integraci na řadu dalších aplikací pro zpracování dat. Nejvíce samozřejmě Microsoftí nástroje jako MS SQL nebo Power Pivot. Vůbec za velkou výhodu Microsoftu považuji to, že uživatelům nabízí vše od operačního systému přes tabulkový procesor až pro relační databáze, a vše je docela dobře integrované. K takto komplexnímu prostředí se nikdo z konkurentů ani nepřibližuje (i když na jednotlivých bojištích Microsoftu samozřejmě může Microsoftu zle zatápět nejen Google, ale i třeba Apple, Oracle, SAP, IBM a řada dalších). Excel už není jenom tabulkový procesor, ale docela solidní komponenta business intelligence - může sloužit pro ukládání dat, jejich vyhodnocování, ale třeba také pro tvorbu dashboardů nebo pro datamining.
  • Množství dokumentace a manuálů k tomuto tabulkovému procesoru, což vyplývá z masivního rozšíření a dlouhé historie.
  • Rychlost běžné práce, rychlost pohybu po dokumentech, a zdá se mi že i rychlost zpracování. Je nicméně velká škoda, že Excel ani Google neumožňují provádět náročnější výpočty na cloudu. Na některé operace jsou běžné počítače prostě pomalé a bylo by fajn soubor nechat přepočítat na serveru nabušenými servery Microsoftu nebo Googlu, které by to zvládly za zlomek času. Tato možnost se při práci v cloudu dost nabízí a zřejmě by pomohla nejenom mě, ale i např. vědcům. Mohla by být alespoň za příplatek. V současnosti programy jakékoliv trochu náročnější výpočty prostě odmítnou zpracovat, protože moc dlouho trvají, a stejně tak odmítnou zpracovávat jakékoliv větší soubory dat.

Závěr

Z mé zkušenosti s oběma aplikacemi plyne, že obě aplikace mají místo na trhu. Google Docs je využitelný spíše pro méně náročné online projekty nebo jednotlivce, Excel pak pro náročnější firemní prostředí. Tak si vyberte :)

 

O kohoutkovi, slepičce a zákaznické podpoře Microsoftu

Léta jsem se domníval, že nejhorší telefonní komunikaci s klientským centrem nabízí svým zákazníkům T-Mobile, a léta strávená s tímto operátorem mě v této domněnce utvrzovala.

Po dnešní komunikaci s Microsoftem si ale říkám, závod o nejnesmyslnější zákaznickou podporu má černého koně, který dokáže pěkně zatopit i protřelému gigantovi z oblasti telekomunikací.

Všechno to začalo tím, že jsem měl požadavek. Nikoliv banální, to bych nepotřeboval nikam volat. Ani úplně složitý, to bych zase nečekal, že mě s ním operátoři pomohou.

Prostě - mám na jednom počítači Office 365 (verze 2013) a samostatný Excel (verze 2013). Chci upgradovat Office 365 na verzi 2016. Office 365 verze 2016 se ale nekamarádí na jednom počítači s Excelem 2013. Microsoft proto celkem rozumně nabízí zdarma upgrade Excelu 2013 na Excel 2016. Tento upgrade ale nejde dělat automaticky, je třeba to individuálně řešit přes Microsoft.

A zde se začíná odvíjet pohádka o kohoutkovi, slepičce a zákaznickém oddělení.

Krok první - vysvětlování operátorovi

Chatuji s operátorem na lince Microsoftu. Vysvětlím co chci, a jsem odkázán pro další informace na linku českého Microsoftu. Chápu, asi je třeba to řešit lokálně v ČR. Ale stejně se začínám bát…

Krok druhý - vysvětlování na obchodním oddělení

Volám na linku Microsoftu. Přes řadu zacyklených "stiskněte jedničku pokud chcete obecné informace, které můžete najít kdekoliv na webu, a stiskněte dvojku pokud chcete mluvit s jiným špatně nastaveným robotem" se dostávám až k operátorce.

Vysvětluji svůj požadavek podruhé.

Operátorka o možnosti, kterou požaduji, neví. Chci ji odkázat na stránky Microsoftu s více informacemi. (Otázka je, jestli bych tuto informaci měl já jako zákazník poskytovat operátorovi…). Link na stránku není možné poslat mailem (operátorka k němu nemá přístup) ani říct klíčová slova pro dohledání (operátorka nemá přístup k webu).  Pět minut tedy diktuji tento odkaz, písmeno po písmenku:

https://support.office.com/en-us/article/Special-offer-for-customers-with-Office-2016-and-Office-2013-standalone-applications-c32e3cad-e935-4163-a44f-50d896e10bbc

Operátorka najde stránku a říká, že zkonzultuje se svým nadřízeným. Po dlouhé, dlouhé, dlouhé pauze se ozývá zpět a říká, že upgrade je možný, a že mě přepojí na technické oddělení.

Krok třetí - vysvětlování na technickém oddělení

Telefon zvedá operátorka na technickém oddělení. Vysvětluji svůj požadavek, potřetí. Ona navrhuje přepojení na obchodní oddělení. Sděluji, že právě odtamtud mě právě přepojili, a ona si bere čas na konzultaci se svým nadřízeným. Nadřízený po čase usoudí, že můj požadavek je neoprávněný. Vysvětluji, že toto je v naprostém rozporu s tím, co jsem se dozvěděl na obchodním. Operátorka se snaží hovor ukončit, ale když se hodně domáhám, uvolí se ještě jednou se zeptat nadřízeného. Ten je náhle osvícen a vida, ukazuje se, že můj požadavek je vlastně oprávněný.

Operátorka prověřuje můj účet, jestli mám koupený Office 365 i Excel. Mám. Operátorka požaduje produktový klíč Excelu. Ptám se, kde ho najdu. Operátorka neví. Domlouváme se tedy, že ho najdu a zavolám zpět. Ptám se, jestli je možné to dořešit se stejnou operátorkou, nemám úplně chuť vysvětlovat vše počtvrté. Bohužel to možné není.

Krok čtvrtý - technické oddělení podruhé

Vygooglím si, kde se dá najít produktový klíč (Vtipné, jak potřebuji Google, abych na webu Microsoftu našel informaci, o které operátor Microsoftu neví, kde je.)

Znovu se probojovávám přes volací automat navržený ve stylu erotických linek devadesátých let tak, aby zákazníka připravil o co nejvíce času. Po několika kolečkách se dostávám na operátorku. Samozřejmě jinou než předtím, takže vše vysvětluji znovu. Následuje obligátní vysvětlování (počtvrté už mi to jde velmi dobře), obligátní konzultace s nadřízeným a pak sděluji produktový klíč. Konverzaci uzavíráme s tím, že se operátorka ozve.

Za chvilku volá s tím, že ještě potřebuje doklad o koupi Excelu, a že pošle seznam všeho, co potřebuje dalšího.

Po chvíli dorazí mailem požadavek na informace, které mám dodat. Jedná se o klíč (který jsem před chvílí nadiktoval), zemi, kde byl produkt instalován a zakoupen, doklad o koupi, a název obchodníka. Sice si myslím, že to všechno je možné zjistit z informací na mém účtu Office, ale jdu pokračovat v boji. Víc jak osm dalších koleček už to snad trvat nemůže…

Epilog

Druhý den jsem dostal informace pro upragrade, o které jsem žádal, a vše se podařilo snadno nastavit. Konec dobrý, všechno kromě způsobu komunikace dobré...

Na zákaznické podpoře Microsoftu se mnou jednali velmi slušně a mile, neustále se mi někdo omlouval za čekání (frázemi jako vystřiženými z kurzu o jednání se zákazníky), operátorky i operátoři byli příjemní. Vlastně si myslím, že pro operátory této firmy je práce koníčkem, jinak by nevynakládali tolik úsilí na to, aby mohli komunikaci se zákazníky tak prodlužovat. Jak milé.