Co se s Excelem děje?
Excel se nám mění. Tedy ne ani tak Excel, jako spíš jeho použití.
Před deseti lety jsme byli rádi, že si posbíráme data, uplácáme z nich tabulku a pak to všechno všechno buď vytiskneme nebo, v případě progresivních firem, pošleme mailem všem zúčastněným.
Teď ale často od zákazníků slyšíme věty jako “Takhle to nějak funguje, ale nechce se mi každej měsíc brát tady těch deset tabulek a kopírovat je do jednoho souboru…” nebo “Potřebuju na tom pracovat s kolegou a nechceme si to posílat…” a ještě častěji “Já tu tabulku dám dohromady, ale potřebuju, aby na ten výsledek viděli všichni…”.
Excelovské soubory už si zkrátka nechceme syslit na svých noteboocích. Chceme je připojovat na externí zdroje (jiné Excely, ERP systémy, CRM, Google Analysis a milion dalších zdrojů), chceme na nich spolupracovat s kolegy a chceme je publikovat kolegům ve firmě. A současně nechceme platit vlastnímu nebo externímu IT crowdu za budování sítí, sdílených úložišť a správu serverů.
Řešením jsou cloudové služby (ano, já vím že “cloud” je otravný buzzword). Jaké jsou tedy možnosti?
Jak na souborech spolupracovat s kolegy
Sdílené úložiště je prostor na serveru, který se automaticky synchronizuje s vaším počítačem (nebo vašimi počítači, nebo i jinými počítači než vašimi).
Díky synchronizaci máte jeden soubor současně na PC, na notebooku, na tabletu. A pokud chcete, má ho tam i váš kolega. Výhody netřeba pitvat – kromě sdílení zmíním i to, že se všechno automaticky zálohuje.
Pokud věříte Microsoftu, můžete si vybrat osobní OneDrive (za sympatickou cenu 0 Kč), OneDrive Business (v rámci Office 365, to už něco stojí), nebo se dá také použít knihovna na SharePointu. Pokud se Microsoftu raději obloukem vyhnete, nabízí se třeba Dropbox (zadarmo 2 GB) nebo Google Drive (15 GB zadarmo – ale myslím, že Google Drive si více rozumí s googlovskými tabulkami než s Excelem).
Všechna tato úložiště jsou přístupná jak z webu, tak jako synchronizovaná složka na PC.
Je třeba upozornit na to, že soubor na webovém úložišti je technicky uložený na serverech provozovatele služby – tedy mimo firmu. Některým firmám takové pomyšlení nedělá dobře od žaludku (a někdy to může být i právně sporné), osobně se ale domnívám, že data na cloudových úložištích jsou zabezpečená stejně dobře jako třeba email, který používáme dnes a denně.
Jak soubory pro kolegy publikovat
Uvádím jen tři cesty, které se mi zdají nejzajímavější. Netvrdím ale, že neexistují i další.
Excel online
První možnost je jednoduchá a zdarma, ale velmi praktická. Soubor prostě uložíte na OneDrive nebo něco podobného, nasdílíte jej a všichni Vaši kolegové se na něj mohou dívat (a případně ho i upravovat).
SharePoint
V korporátech bude ale zajímavější možností publikovat soubory v rámci tzv. webpart přímo do stránek SharePointu. Ve webpartě se Excel změní na webovou stránku, ovšem s většinou vymožeností Excelu – tedy včetně např. filtrů, změn rozložení kontingenčních tabulek atd.
Vzhledem k tomu, že SharePoint je mainstreamový nástroj pro sdílení informací ve firmě, dává jeho použití pro sdílení tabulek docela smysl. Navíc od doby, kdy je SharePoint dostupný jako online služba (vida, další cloud…) je nákladově snadno dosažitelný i pro malé firmy. Je možné ho používat a platit podle počtu uživatelů, aniž by firma procházela martyriem implementačních projektu.
Power BI
Power Pivot, Power Query, Power View, Powerbi.com. Kolekce vzájemně se doplňujících nástrojů, která je zaměřená právě na sdílení dat, jejich úpravy, čištění, prezentaci pro více uživatelů. Kapitola sama o sobě, která s Excelem částečně souvisí (Power Pivot, Power Query, Power View), částečně nesouvisí (Powerbi.com).
Kam tohle povede…
Excel se z tabulkového procesoru určeného pro výpočty mění na nástroj k ukládání a vyhodnocování dat ve firmě. Tato data musí být snadno shromažďována, bezchybná, sdílená ve firmě všem relevantním pracovníkům. Pokud tyto možnosti nevyužijete, jste odsouzeni k dělání zbytečné práce. A pokud je využívat chcete, doporučuji <začátek píár> nějaké opravdu dobré kolení.<konec píár>.
To je tak asi vše ke cloudu a Excelu. Ať už si o cloudu myslíte cokoliv, nevyhnete se mu. Tak pak neříkejte, že jsem vás nevaroval…
