Tento článek je o hromadné korespondenci. Hromadná korespondence je nástroj, který umožní z tabulky vygenerovat textové dokumenty Wordu nebo emaily. V našem příkladu si ukážeme, jak vygenerovat hromadný dopis pro více adresátů.

Návod

Nejprve si připravím tabulku s lidmi, kterým chci psát. V mém případě například vymáhám dluhy od dlužníků, proto tabulka bude vypadat takto:

hromadna_korespondence_tabulka

Tabulku v Excelu uložím a zavřu. Otevřu Word a přejdu na kartu Korespondence. Kliknu na Vybrat příjemce a vyberu Použít existující seznam...

vybrat_seznam_adresatu_pro_hromadnu_korespondenci

Nalistuji předem vytvořenou tabulku a potvrdím OK. Napíšu dopis. To, co je pro všechny adresáty stejné, napíšu "normálně" textem. To, čím se liší (příjmení v oslovení, dlužná částka), nenapíšu, ale vyberu příslušné slučovací pole.

vlozeni_sloucovaciho_pole_hromadne_korespondence

Dokument pak vypadá takto:

hotovy_dokument_hromadne_korespondence

Je hotový. Teď záleží, jestli jej chci poslat mailem nebo vytisknout. Ve volbě Dokončit a sloučit vyberu "Tisk dokumentů..." nebo "Odeslat emailové zprávy...".

hromadna_korespondence_vyber_tisku_nebo_emailu

Tisk není třeba dále vysvětlovat. Pokud posíláte email, musíte v dalším kroku vybrat sloupec, ve kterém se nachází mailová adresa, a doplnit předmět mailu.

hromadna_korespondence_dialog_emailu

Po kliknutí na mail už se maily ihned odešlou - tak pozor na to, osobně jsem jednou klikl na odeslání ještě než byl mail úplně dokončený a pak už jsem jen s hrůzou sledoval, jak nedokončené drafty odcházejí desítkám klientů...

Odeslané maily zůstávají v Odeslaných v Outlooku - jako byste je odeslali ručně.

2 Komentářů

  1. Dobrý den,

    potřeboval bych k emailu přidat i příjemce do kopie. Bohužel nikde tato volba není, lze to nějak udělat?

    Děkuji

  2. Dobrý den,

    když propojím tabulku s wordovským dokumentem, nemám stejný formát písma ani tvar datumu, poraďte, prosím, děkuji moc,

    Iveta

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude publikována.

smazat formulářOdeslat komentář